Tietosuojailmoitus

TIETOSUOJAILMOITUS

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14

Laatimispäivämäärä: 22.5.2018

 

 

 

 

Rekisterin nimi

MultiFlow Oy:n asiakasrekisteri

MultiFlow Oy:n alihankkijarekisteri

 

Rekisterinpitäjä

MultiFlow Oy, Tekniikantie 12, 02150 Espoo

Y-tunnus: 2432516-8

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Sanna Kokkonen, sanna.kokkonen@multiflow.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja voidaan käyttää asiakas- tai alihankkijasuhteeseen liittyvään yhteydenpitoon, projektien hoitamiseen, markkinointiin ja toiminnan kehittämiseen.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perustana on sopimussuhde, suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

 

Rekisteröidyt henkilöryhmät

Asiakasrekisterissä henkilöllä on tai on ollut rekisterinpitäjään olemassa oleva asiakassuhde tai potentiaalinen asiakassuhde.

Alihankkijarekisterissä henkilöllä on tai on ollut rekisterinpitäjään olemassa oleva alihankkijasuhde tai potentiaalinen alihankkijasuhde.

 

Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat

Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja

Nimi

Yhteystiedot (osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)

Yritys ja asema, yrityksen yhteystiedot

Asiakassuhdetta koskevat tiedot (laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot)

 

Alihankkijarekisteri voi sisältää seuraavia tietoja

Nimi

Yhteys- ja tunnistetiedot (osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, y-tunnus)

Alihankkijan antamat luokittelutiedot (esim. kieliparit)

Alihankkijasuhdetta koskevat tiedot (laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot)

 

Tietoja säilytetään asiakas- tai alihankkijasuhteen voimassaoloajan sekä viranomaisvaatimusten edellyttämän ajan.

 

Käytettävät tietojärjestelmät

Asiakas- ja alihankkijatietojen käsittelyssä käytetään XTRF-toiminnanohjausjärjestelmää, Memsource-käännöstyökalua ja Visma Fivaldi -kirjanpito-ohjelmistoa.

 

Tietolähteet

Asiakkaalta tai alihankkijalta itseltään saadut tiedot.

Kolmannen osapuolen yksityisistä ja julkisista rekistereistä saadut tiedot.

 

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

 

 

 

Tietojen siirto tai luovuttaminen

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää MultiFlow Oy:n alihankkijoille henkilötietolain rajoituksin sekä viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

 

Tietojen siirto tai luovuttaminen EU-alueen tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen suojauksen periaatteita

Rekisteritietoja käsitellään hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Oikeus tietojen käsittelyyn on vain niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä tai mahdollisilla alihankkijoilla. Palvelin ja tietokanta on suojattu asianmukaisesti ja ajantasaisin menetelmin. Rekisterin tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja/tai ovat allekirjoittaneet asiaa koskevan vaitiolositoumuksen.

 

Automatisoitu päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyssä ei tehdä automaattisia päätöksiä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

  1. a) Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot (artikla 15).
  2. b) Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen (artikla 16).
  3. c) Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen (artikla 17). Oikeutta henkilötietojen poistamiseen ei sovelleta, jos tietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten, jos oikeus tietojen poistamiseen estää tai suuresti vaikeuttaa henkilötietojen käsittelyä
  4. d) Rekisteröidyn oikeus tietojen rajoittamiseen (artikla 18).
  5. e) Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (artikla 20).

Tietojen tarkastus-, oikaisu- tai poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle.